Gestió d'estades de recerca

Gestió d’estades de recerca

Estudiant incoming grau-màster-doctorat

La unitat de Suport a Departaments dona el suport per a gestionar el estudiants in-coming de grau, màster o doctorat que venen a fer una estada de recerca en un departament sense matricular-se de cap crèdit a la UPC.

La tramitació d’aquestes estades es realitza a través de la plataforma de la UPC Gconvenis https://gconvenis.upc.edu/ i s’han d’iniciar abans de l’arribada de l’estudiant.

Requisits indispensables dels estudiants:

• Els estudiants han de tenir una matrícula vigent en la seva universitat d’origen.

• Els estudiants han de tenir obligatòriament una assegurança específica que inclogui: malaltia, accidents, repatriació i responsabilitat civil a tercers.

• Els estudiants han de tenir un tutor/responsable a la UPC que accepti la seva estada per iniciar els tràmits de la seva vinculació.

Inici de la tramitació:

Es realitza a través de l’aplicatiu abans esmentat i es puja tota la documentació indispensable de l’estudiant, el tràmit l’inicia sempre la Unitat de Suport a Departaments.

• L’estudiant haurà d’aportar còpia del seu passaport, DNI o NIE,

• la matrícula en vigor de la seva institució d’origen o documentació que acrediti aquest fet

• les assegurances esmentades anteriorment

• l’autorització de la seva institució d’origen per realitzar l’estada a la UPC,

• la carta d’invitació de la UPC.

El conveni:

Hi ha dos tipus de formularis segons sigui la naturalesa de l’estudiant incoming grau/màster o doctorat. (ens ho podeu demanar a usd.utgcntic@upc.edu)

Aquests formularis han d’estar signats per l’estudiant, per la persona responsable de la seva institució d’origen i també pel responsable de l’estudiant a la UPC.

Un cop emplenat i degudament signat per totes les parts es puja també a l’aplicatiu Gconvenis.

Tramitació i signatura del conveni

El conveni sol·licitat a través de Gconvenis passa a la Unitat de Convenis-Assessoria Jurídica de la UPC que li assigna un codi i avaluarà la seva viabilitat.

Si no hi ha cap defecte de forma o documentació incorrecte es genera una memòria justificativa i s’enviarà a través de l’aplicatiu al circuit de signatures corresponents:

El professor UPC responsable de l’estudiant incoming.

El director/a i/o degà/ana del centre docent on imparteix docència el professor responsable de l’estudiant incoming.

El/la Director/a de l’Àrea Acadèmica de la UPC i el Gerent. I en acabar, hi ha dues signatures finals per la validació del conveni:

a.- per estudiants de grau i màster caldrà la signatura del Vicerector/a de Docència i Estudiantat

b.- per estudiants de doctorat caldrà la signatura del Director/a de l'Escola de Doctorat

No és freqüent però a vegades alguna universitat d’origen i l’alumne necessiten del seu propi document signat, en aquest cas si Serveis Jurídics el troba compatible només es signa aquest document i no caldria el de la UPC, però en casos molt puntuals.

Finalització del procés.

Un cop el conveni ha estat signat per totes les parts i ja és considera vigent es retorna al tramitador inicial per enviar-lo a l’estudiant incoming.

Un cop l’estudiant arriba a la UPC, se li assigna un espai per a la seva estada i se li atorga un carnet UPC com personal vinculat, que li permetrà tenir accessos i altres avantatges durant la seva estada.

Cal enviar a ATIC la plantilla (excel) amb les dades perquè el donin d’alta a identitat digital i si es el cas demanar correu UPC si és necessita.